Privacyverklaring SwimTrack
Let op: Dit is nog een conceptdocument.
Versie: 1.0 (concept) Datum: juni 2026 Van toepassing op: swimtrack.nl, swimtrack.be, swimtrack.com
1. Wie zijn wij
SwimTrack is een platform voor zwemverenigingen voor het bijhouden van wedstrijdresultaten, records en limieten.
Verwerkingsverantwoordelijke voor platformgebruikers (clubbeheerders):
[Naam rechtspersoon] [Adres] [Postcode en plaats] KVK-nummer: [...] E-mail: [privacy@swimtrack.nl]
Voor de persoonsgegevens van zwemmers en leden die via het platform worden beheerd, is de betreffende zwemvereniging (de club) de verwerkingsverantwoordelijke. SwimTrack treedt in die relatie op als verwerker en verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de club.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing
Deze privacyverklaring is van toepassing op:
- Clubbeheerders en coaches die een account aanmaken op swimtrack.nl
- Zwemmers wier gegevens door een club worden beheerd via het platform
- Bezoekers van de publieke omgeving van een clubsubdomein
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij
3.1 Accountgegevens (platformgebruikers)
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Naam | Voor- en achternaam |
| E-mailadres | Inloggen en communicatie |
| Wachtwoord | Versleuteld opgeslagen (bcrypt) |
| Twee-factor authenticatie | TOTP-sleutel en herstelcodes |
| Passkeys | WebAuthn-inloggegevens |
| IP-adres en user agent | Sessiebeheer |
3.2 Zwemmersgegevens (beheerd door de club)
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Voor- en achternaam | Identificatie |
| Geboortedatum | Berekening competitieleeftijd en categorie-indeling |
| Geslacht | Categorie-indeling |
| Licentienummer | Officieel registratienummer bij de nationale zwembond |
| Nationaliteit | Wedstrijdregistratie |
| Paspoortnummer | Identificatie bij internationale wedstrijden (optioneel) |
| SWRID | Internationaal zwemregistratie-ID |
3.3 Wedstrijdresultaten
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Zwemtijd | Prestatie per onderdeel |
| Afstand en slag | Wedstrijdonderdeel |
| Baan en heat | Wedstrijdindeling |
| Reactietijd | Startreactie |
| Punten en ranking | Eindklassering |
| Status (DSQ, DNS, etc.) | Officiële wedstrijdstatus |
| Opmerkingen | Eventuele aantekeningen |
3.4 Communicatiegegevens
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Commentaar | Reacties van gebruikers op resultaten en wedstrijden |
| Vermeldingen | @-mentions in commentaar |
3.5 Foto's
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Foto's bij wedstrijdresultaten | Foto's die clubbeheerders of coaches uploaden bij een individueel resultaat of wedstrijd |
| Foto's bij wedstrijden | Foto's op wedstrijdniveau, zichtbaar voor alle leden van de club |
| Metadata | Zwemmersnaam, slag, baan en wedstrijdnaam worden als eigenschappen bij de foto opgeslagen |
Foto's zijn uitsluitend toegankelijk voor ingelogde leden van de betreffende club. Foto's kunnen een herkenbare afbeelding van een zwemmer bevatten (persoonsgegevens in de zin van de AVG). Bij minderjarige zwemmers is de club verantwoordelijk voor het hanteren van de juiste grondslag.
4. Doeleinden en grondslagen
| Doeleinde | Grondslag | Toelichting |
|---|---|---|
| Aanmaken en beheren van een account | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Noodzakelijk om het platform te gebruiken |
| Bijhouden van wedstrijdresultaten en records | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Kernfunctionaliteit van de applicatie voor de club |
| Berekening competitieleeftijd en categorie | Gerechtvaardigd belang | Noodzakelijk voor correcte wedstrijdadministratie |
| Versturen van wachtwoordresets | Uitvoering overeenkomst | Herstel toegang |
| Uploaden en tonen van foto's bij resultaten en wedstrijden | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Documentatie van wedstrijdprestaties binnen de club; foto's zijn uitsluitend zichtbaar voor ingelogde clubleden |
| Genereren van wedstrijdverslagen met AI | Gerechtvaardigd belang | Ondersteunt clubs bij rapportage; zwemmersnamen worden gepseudonimiseerd voordat gegevens de applicatie verlaten |
| Sessiebeheer en beveiliging | Gerechtvaardigd belang | Bescherming van het platform en gebruikers |
| Notificaties bij vermeldingen | Gerechtvaardigd belang | Communicatie binnen de club |
Bijzondere aandacht: minderjarige zwemmers
Veel zwemmers zijn minderjarig. SwimTrack verwerkt hun gegevens uitsluitend op instructie van de club (als verwerkingsverantwoordelijke). De club is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de juiste toestemming of het hanteren van de juiste grondslag voor minderjarige leden, conform artikel 8 AVG en artikel 16 UAVG (in Nederland: toestemming van ouder of voogd vereist onder de 16 jaar).
5. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Zolang het account actief is; na verwijdering binnen 30 dagen gewist |
| Zwemmersgegevens | Zolang de club het platform gebruikt; bij beëindiging conform verwerkersovereenkomst |
| Wedstrijdresultaten | Onbepaald (historische sportadministratie); club bepaalt beleid |
| Sessiebeheer (IP, user agent) | 2 uur (sessieduur) |
| Wachtwoordresetlinks | 60 minuten |
| Foto's | Zolang de club het platform gebruikt; beheerders kunnen foto's handmatig verwijderen |
| Verwijderde gegevens (soft delete) | Maximaal [X] maanden na markering, daarna definitief gewist |
6. Ontvangers en doorgifte
6.1 Interne toegang
Gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers van SwimTrack en de beheerders van de betreffende club.
6.2 Verwerkers (sub-processors)
SwimTrack maakt gebruik van de volgende externe partijen:
| Partij | Rol | Doel | Locatie |
|---|---|---|---|
| [Hostingprovider] | Verwerker | Serverinfrastructuur | [EU/NL] |
| Postmark / Resend / Amazon SES | Verwerker | E-mailverzending | VS (SCCs van toepassing) |
| Anthropic / OpenAI / Google | Verwerker | Genereren wedstrijdverslagen (AI) | VS (SCCs van toepassing) |
Met alle verwerkers zijn of worden verwerkersovereenkomsten gesloten.
6.3 Doorgifte buiten de EU
Voor het genereren van wedstrijdverslagen worden resultaten doorgegeven aan AI-dienstverleners buiten de EU (zoals Anthropic in de VS). Zwemmersnamen worden hierbij vervangen door pseudonieme ID's; de naam wordt pas na ontvangst van de AI-respons teruggeplaatst binnen het eigen systeem en verlaat de applicatie dus niet. Deze doorgifte vindt plaats op basis van Standard Contractual Clauses (SCCs) conform artikel 46 AVG. Gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen (dit dient contractueel vastgelegd te worden bij de betreffende dienstverleners).
7. Beveiliging
SwimTrack past passende technische en organisatorische maatregelen toe:
- Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen (bcrypt)
- Ondersteuning voor twee-factor authenticatie en passkeys
- Scheiding van clubgegevens via tenant-isolatie (aparte databases per club)
- HTTPS-verbindingen voor alle communicatie
- Rolgebaseerd toegangsbeheer (admin, coach, lid)
- Sessiebeheer met time-out
8. Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
| Recht | Toelichting |
|---|---|
| Inzage (art. 15) | Opvragen welke gegevens over u worden verwerkt |
| Rectificatie (art. 16) | Correctie van onjuiste gegevens |
| Verwijdering (art. 17) | Verzoek tot wissen van gegevens ("recht op vergetelheid") |
| Beperking (art. 18) | Beperking van de verwerking |
| Bezwaar (art. 21) | Bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang |
| Overdraagbaarheid (art. 20) | Gegevens in machineleesbaar formaat ontvangen |
Voor gegevens die door een club worden beheerd, dient u uw verzoek in te dienen bij de betreffende club. Voor platformaccountgegevens kunt u contact opnemen via [privacy@swimtrack.nl].
Vertegenwoordiging bij minderjarigen: Voor zwemmers onder de 16 jaar kunnen ouders of wettelijke voogden bovenstaande rechten uitoefenen.
9. Klachten
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl Telefoon: 0900-2001201
10. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. Bij wezenlijke wijzigingen worden gebruikers geïnformeerd via het platform of per e-mail. De datum van de laatste versie staat bovenaan dit document.
11. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens:
[Naam rechtspersoon] E-mail: [privacy@swimtrack.nl] Adres: [adres]